Nos llega la consulta de un profesional, que además de realizar la actividad, colabora a nivel administrativo con el colegio correspondiente en su provincia. Nos pregunta:

Tengo entendido que un Colegio Profesional a la hora de realizar el alta de sus ficheros en la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) debe declararlos tanto de tipo público como de privado, y mi duda es ¿se refiere a los mismos duplicados?, y en el caso de que no ¿cómo se diferencia públicos de privados?

Evidentemente se trata de ficheros distintos. Por un lado están aquellos cuya única finalidad es la de llevar a cabo la gestión interna del colegio (privados), mientras por el otro tenemos los dedicados a la incorporación de los colegiados al ejercicio de las funciones públicas de ordenación y control de la actividad profesional que dichas entidades tienen asignadas legal o estatutariamente, así como el ejercicio de la potestad sancionadora.

Ficheros privados. Son ficheros creados con la única finalidad de llevar a cabo la gestión interna del Colegio o Consejo o de adoptar mecanismos que faciliten el desempeño de la profesión colegiada cuando la adopción no implique el ejercicio de potestades administrativas ni lleve aparejada la existencia de un acto administrativo. Es decir, se trata de ficheros similares a los de cualquier empresa, como por ejemplo los de personal, clientes, proveedores, etc.. Por último, en el caso de que el Colegio Profesional elabore una lista de Colegiados, de conformidad con los artículos 3j) y 28 de la LOPD, y 7 c) del RDLOPD el tratamiento que se realice y el fichero que se cree, en su caso, para obtener los listados de los Colegios Profesionales, se encuadrará bajo el régimen de los ficheros y tratamientos de Titularidad Privada de conformidad con lo previsto en el Título IV Capítulo II Ficheros de Titularidad Privada, a excepción de los registros previstos en el artículo 5.2 de la Ley 44/2003, de Ordenación de Profesiones Sanitarias.

Ficheros públicos. Serán los ficheros que comnengan los datos de carácter personal correspondientes a la incorporación de los colegiados y al ejercicio de las funciones públicas de ordenación y control de la actividad profesional que dichas entidades tienen asignadas legal o estatutariamente o que les sean encomendadas por las Administraciones Públicas competentes.
De conformidad con el artículo 20 de la LOPD, así como en el artículo 53.4 del Reglamento de desarrollo de la LOPD (RDLOPD), la creación, modificación o supresión de los ficheros de los que sean responsables las corporaciones de derecho público y que se encuentren relacionados con el ejercicio por aquéllas de potestades de derecho público deberá efectuarse a través de acuerdo de sus órganos de gobierno, debiendo ser igualmente objeto de publicación en el «Boletín Oficial del Estado» o diario oficial correspondiente.La disposición reguladora deberá recoger la Identificación del fichero y su finalidad, el Origen de los datos y colectivos sobre los que se pretenda obtener datos o que resulten obligados a suministrarlos, Estructura básica del fichero y el sistema de tratamiento, en su caso las Comunicaciones de datos y/o transferencias internacionales previstas, el órgano de la Administración responsable del fichero, los servicios o unidades ante los que pueden ejercitarse los derechos, y el nivel de seguridad exigible según el Titulo VIII del RDLOPD. En este mismo sentido, el artículo 55.1 del RDLOPD, establece que todo fichero de titularidad pública debe ser notificado a la Agencia Española de Protección de Datos, por el órgano competente de la Administración responsable del fichero para su inscripción en el Registro General de Protección de Datos, en el plazo de treinta días desde la publicación de su norma o acuerdo de creación en el diario oficial correspondiente.

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