Estas son algunas de las consultas que hemos recibido acerca de cómo afecta la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) a las Comunidades de Vecinos y a los profesionales que habitualmente se encargan de su gestión.
¿Quién es el responsable del fichero de datos de los vecinos?
El responsable del fichero ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) es la Comunidad de Vecinos, que es la entidad que decide la creación de ese fichero.
¿Es legal que la comunidad le entregue esos datos a un administrador de fincas?
Puesto que la mayoría de comunidades optan por la contratación de un profesional que gestione sus asuntos legales, han de entregar los datos de este fichero a un Administrador de Fincas para que pueda llevar a cabo la labor encomendada. Su figura se contempla en la LOPD recibiendo la denominación de Encargado del Tratamiento.
¿Y cómo se regula esa entrega y gestión de los datos?
Entre ambas entidades, Comunidad y Administrador, deberá existir un contrato en el cual se reflejen las exigencias del artículo 12 de la LOPD, básicamente:
- Tratar los datos conforme a las instrucciones del responsable del tratamiento.
- No utilizarlos con un fin distinto al estipulado en el referido contrato, ni comunicarlos ni siquiera para su conservación a otras personas.
- Cumplida la prestación contractual, los datos así como cualquier soporte o documento que los contenga deben ser devueltos al responsable del tratamiento o bien ser destruidos.
- No podrá subcontratar con un tercero, salvo si ha obtenido autorización del responsable para hacerlo.
¿Hay sanciones de la AEPD contra comunidades de vecinos?
Lamentablemente son abundantes ya los casos de sanciones de este tipo. Algunos ejemplos disponibles en la página web de la Agencia:
| Procedimiento | Denuncia | Importe |
|---|---|---|
| PS-00515-2009 | Por no colocar el cartel obligatorio en una zona videovigilada. | 1.000 € |
| PS-00657-2009 | Por no tener inscritos sus ficheros. | 600 € |
| PS/00689/2008 | Por exponer en un tablón de anuncios público los datos de un vecino moroso. | 6.000 € |
¿Cuáles son los motivos más frecuentes de sanción?
Hay tres incumplimientos legales que son los más frecuentemente sancionados por la AEPD en los casos de comunidades de vecinos: la falta de inscripción de ficheros, las zonas videovigiladas pero no señalizadas y la publicación de datos de vecinos morosos con la comunidad.
El primer caso se refiere al incumplimiento de la obligación que la LOPD establece de notificar los ficheros a la AEPD. Nos estamos refiriendo en primer lugar al fichero que seguro toda comunidad tiene con los datos de los vecinos. Pero también hay que examinar la posibilidad de que existan otros ficheros, habitualmente de videovigilancia. Si la finca dispone de un sistema de este tipo y además se graban las imágenes, estamos ante un fichero distinto al de vecinos, puesto que además de incluir a estos pueden verse afectados también los terceros visitantes de la comunidad.
A consecuencia de esta última circunstancia, la normativa de videovigilancia exige que toda zona sometida al control mediante cámaras (independientemente de que graben o no) ha de estar señalizada avisando de este hecho. Este es un incumplimiento muy fácil de observar por parte de las autoridades (es la policía municipal quien suele realizar este tipo de denuncias), ya que cualquiera puede darse cuenta de la existencia de una cámara y la falta del correspondiente cartel de aviso.
En el último caso hablamos de la costumbre aún muy extendida de colgar en tablones en zonas no restringidas de los portales las actas de las juntas de propietarios o alguna otra documentación de la que se desprenda la situación de morosidad de alguno de los vecinos respecto a la comunidad. La Ley de Propiedad Horizontal obliga a informar de esta situación a los vecinos, que es lógico que conozcan al detalle la situación económica de lo que al fin y al cabo es un bien común, pero esta obligación ha de cumplirse de forma que no se corra el riesgo de que terceros (por ejemplo, visitantes o familiares de otro vecino) puedan acceder a esa información.
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Febrero 14th, 2011 a las 9:29
¡Hola¡ En en un local de mi comunidad van a instalar un bar y necesitan hacer una chimenea para la salida de humos, esta la quieren sacar por mi terraza.¿Puedo negarme?
gracias.
Febrero 14th, 2011 a las 9:31
Eloisa: véase la respuesta anterior.
Mayo 5th, 2011 a las 22:05
¿El administrador puede entregar en informe escrito en las reuniones de propietarios los datos de todos: nombres y apellidos, participaciones,…?
Mayo 5th, 2011 a las 22:23
Hola Gabrielis: el administrador puede entregar esos datos bajo dos parámetros: que sea exclusivamente a los interesados, es decir, el resto de copropietarios o sus representantes legales (nunca por ejemplo en el tablón de anuncios, como a veces ocurre), y que sean exclusivamente datos de interés en función de esa situación de propietario. Por ejemplo es correcto que cada vecino conozca la deuda que frente a la comunidad tenga uno de ellos, pero no el número de su cuenta bancaria.
Julio 14th, 2011 a las 11:16
Buenos dias,
Expongo el caso detallado ya que necesitamos saber si es legal lo que han hecho el presidente de nuestra comunidad y un vecino.
Nosotros denunciamos al ayuntamiento que en la fachada principal habiam colocado aparatos de aire acondicionado que no cumplian la ordenanza municipal. El ajuntamiento ha llevado a tramite la denuncia despues de la inspeccion y algunos vecinos les llego la notificacion de la denuncia en la aparece nuestro nombre. Pus bien un vecino y el presidente han colgado el expediente en el tablon de anuncios comunitario remarcando el nombre y poniendo a boligrafo nuestro piso tambien hicieron fotocopias y las divulgaron por toda la comunidad de vecinos en los buzones. Queremos saber hasta que punto es denunciable ya que han utilizado algo comunitario cuando solo el ajuntamiento ha denunciado a 5 vecinos
Muchas gracias
Julio 14th, 2011 a las 11:31
Verónica: sería clave saber si el tablón de anuncios es privado y accesible sólo a los propietarios, o por el contrario está expuesto en público. En este segundo caso la vulneración de la LOPD sería evidente. Si sólo hay acceso por parte de vecinos, el asunto es más complejo pues se podría argüir que el conocimiento del expediente es necesario, aunque sería muy discutible que tal necesidad deba incluir la identificación de los denunciantes.
Julio 14th, 2011 a las 12:33
Hola el tablon de anuncios es publico esta en el pasillo delante de los ascensores lo puede ver cualquiera
Julio 14th, 2011 a las 12:47
Si el tablón de anuncios es público es claramente denunciable, aunque hay que recordar que en caso de sanción el responsable sería la propia comunidad de propietarios y por tanto cada uno de los vecinos por su parte alícuota.
Julio 14th, 2011 a las 12:52
Acabamos de publicar un nuevo artículo que incluye, entre otras, referencias al tema de sanciones por publicicdad de datos personales en tablones de anuncios. Véase aquí: Sanciones clásicas que se repiten una y otra vez
Julio 14th, 2011 a las 15:25
Al decir cada uno de los vecinos, tambien estamos nosotros obligados a pagar cuando justamente han divulgado una denuncia privada? Hay posibilidad de solo denunciar al presidente y al vecino que lo han hecho puesto que sabemos que ham sido ellos? Tenemos el testimonio del administrador de fincas que le dijo el presidente que habia sido el y sabemos quien divulgo el expediente por los buzones
Julio 15th, 2011 a las 9:50
Verónica: ante la Agencia Española de Protección de Datos el único responsable de vulnerar la LOPD es la figura denominada “Responsable del fichero”, es decir, en este caso la Comunidad. Y en caso de ser sancionada efectivamente correspondería la distribución de la sanción entre todos los vecinos, incluyendo los denunciantes, por eso te avisaba.
Otro tipo de denuncia, apelando a la legislación sobre el honor, sí podría hacerse de forma individual contra las personas que citas, pero eso ya iría por tribunal tradicional donde necesitarías abogado y procurador.
Julio 17th, 2011 a las 23:07
Una ultima cuestion,tendriamos que pagar la multa por coeficiente de participación?o el pago de la multa es repartido por igual entre todos los vecinos? Y que sentido tiene que yo pague multa cuando ha sido a nosotros quien la comunidad ha difundido unos datos y somos nosotros los perjudicados? La cuantia de la multa no la recibiriamos nosotros?
Gracias
Julio 18th, 2011 a las 7:47
Verónica: sería efectivamente un gasto a repartir por coeficiente. Es cierto que tu eres la perjudicada, pero al tiempo como vecina eres parte de la entidad imputada y por eso te tocaría. La cuantía de la sanción en este caso, que estamos dentro del derecho administrativo, revierte en las arcas del estado, nunca va al denunciante. Para obtener una indemnización deberías tu o la propia comunidad denunciar a la o las personas físicas que se consideren culpables, y además demostrar un daño concreto y cuantificable, pero como te decía fuera ya del ámbito de la AEPD y acudiendo con el correspondiente abogado y procurador al tribunal de primera instancia.
Julio 18th, 2011 a las 9:22
Muchisimas gracias por resolvernos las dudas, nos has sido de una gran ayuda
Atentament,
Noviembre 8th, 2011 a las 12:47
Hola, buenos días.
Quisiera saber si mi Administrador no me puede entregar copia del Contrato de Prevención de Riesgos Laborales, TC2, Seguros de Convenio, etc.. de la empresa de Mantenimiento de mi Comunidad.
Gracias.
Noviembre 8th, 2011 a las 13:18
Hola María: los documentos que cita incluyen datos de carácter personal, y no pueden ser cedidos a terceros sin consentimiento expreso de los afectados, salvo que otra ley específica habilite tal cesión.
Noviembre 15th, 2011 a las 17:33
Hola, somos una comunidad de 10 vecinos,y aunque tenemos administrador, ¿podemos gestionar nosotros mismos la inscripción del fichero ante la AEPD? ¿Cómo se realiza dicho proceso? Gracias.
Noviembre 15th, 2011 a las 17:37
Por supuesto que sí, Daniel. La LOPD es como la contabilidad, estás obligado a llevarla, pero puede ser internamente o con un asesor externo.
Respecto al alta de ficheros tienes en este blog una guía completa de cómo realizarlo siguiendo la etiqueta NOTA, que es el nombre del servicio de la Agencia Española de Protección de Datos para inscripción de ficheros: http://www.ayudaleyprotecciondatos.es/tag/nota/
Diciembre 13th, 2011 a las 14:16
Hola. Tenemos un administrador de fincas, que nos cobra las cuotas de la comunidad, pero el no paga al ayuntamiento los recibos deel agua ni de basuras, que podemos hacer.
gracias-
Diciembre 13th, 2011 a las 19:02
Lo siento Gregorio, pero esa cuestión queda fuera del alcance de este blog.
Diciembre 16th, 2011 a las 16:33
Hola,quería plantear la siguiente cuestión:
En mi garaje tenemos problemas con el vecino de la plaza de al lado (que si pisa la línea nos impide sacar el vehículo), dado que la plaza está alquilada, hemos intentado solucionarlo poniendo varias notas en su parabrisas, pidiendo amablemente que nos contacte, pero no lo hace. Llegado este punto, llamé al administrador para pedirle si me podía facilitar algún teléfono del propietario para ver si podíamos hablar del tema, y el administrador me dijo que no podía ,porque iba en contra de la Ley de Protección de Datos… ¿es eso cierto? , ¿como propietario no tengo derecho a saber quién es el propietario de la plaza de al lado? ¿cómo consigo entonces los datos? (porque supongo que el presidente de la comunidad me los puede negar con los mismos argumentos…) gracias y un saludo
Diciembre 16th, 2011 a las 16:54
Hola Ana: el administrador hace bien al no dar esos datos, ya que él sólo es un encargado del tratamiento que ha de seguir las instrucciones del responsable del fichero, que es la Comunidad de Propietarios. Por tanto, sólo el representante legal de la comunidad (normalmente el presidente) puede solicitar algún dato.
A partir de ahí, que luego el presidente te de a ti el dato del número de móvil… suscita muchas dudas que merecerían un examen mucho más reposado que no cabe en un comentario.
Mi consejo es convencer al presidente a que sea él quien haga esa llamada en nombre de la comunidad o que traslade el encargo al administrador.
Diciembre 16th, 2011 a las 19:45
Bueno, pues muchas gracias!
De todas maneras, … vamos, que digo yo que para ayudar a solucionar estas cosas es para lo que debería estar el administrador,… El colmo, que no puedas contactar con “tu vecino” .
)
Enero 20th, 2012 a las 16:02
HOLA; mi problema es el siguiente, somos una comunidad de 9 vecinos, d los cuales muchos son mayores y quieren contratar un gestor de fincas porque no pueden llevar la comunidad, pero para ello ahy que subir la comunidad, la verdad la situacion economica en la que me encuentro ya me cuesta trabajo pagar la cuota existente, para que encima tenga k pagar mas. Yo no me niego en tener la comunidad cuandome toque pero no estoy de acuerdo en pagar un gestor porque ahy vecinos que no quieren hacerse cargo. ? yo pudo librarme de algun modo de pagar a ese ?repito yo no me niego en llevar la comunidad cuando me toke
Enero 20th, 2012 a las 16:05
Lo siento Miguel Ángel, pero la pregunta excede el ámbito de este blog, que es sobre protección de datos. Sobre esa cuestión desconozco las opciones.
Enero 25th, 2012 a las 11:16
Buenos días.
Soy vecino de una comunidad donde somos 8 propietarios. Sin previo aviso han dado de alta el correspondiente fichero en la AGPD. Además de esto, el administrador nos cobra una cuota de 85,50 anual por, según el, “actualización registro protección de datos”. En los presupuestos del 2011 no estaba tal cuota y en 2012 nos quiere cobrar lo mismo.
Sabiendo que la inscripción en la AGPD es gratuita, ¿nos puede cobrar por ese concepto?.
Segundo, ¿No esta obligado a informarnos de que nuestros datos de carácter personal se han inscrito en un fichero ante la AGPD y por lo tanto tiene la obligación de mandar a cada vecino una nota informativa por si queremos la anulación o modificación de los datos inscritos?.
Gracias y un saludo
Enero 25th, 2012 a las 11:25
Buenos días Jose Román, gracias por visitarnos y comentar.
Respecto al cobro de servicios profesionales reiteramos la respuesta dada en anteriores ocasiones: dar de alta ficheros es gratis en el sentido de que la AEPD no cobra por ello, pero el profesional que realiza tal labor emplea un tiempo que sí se debe valorar y cobrar. Es igual que Hacienda no te cobra por presentar el IRPF, pero el asesor que te lo hace sí te cobra sus servicios. Respecto a que la cantidad sea justa o no eso es otra cuestión que para poder analizar correctamente debería saber todas las prestaciones que cubre el servicio del administrador.
Por otro lado los datos de propietarios incorporados a un fichero de la Comunidad no están sujetos a un derecho de cancelación. La Comunidad tiene incluso obligación legal de mantener esos datos mientras persista la condición de propietario.
Enero 25th, 2012 a las 11:52
Siento la duplicidad del mensaje (error humano) y gracias por la respuesta anterior pero no entiendo la respuesta a mi segunda pregunta, es decir, ¿no tienen que informarnos sobre la inscripción de un fichero con nuestros datos?, ¿lo pueden hacer sin previo aviso y solo con el consentimiento del presidente de la comunidad?
Gracias de nuevo y un saludo
Enero 25th, 2012 a las 12:03
No te preocupes Jose Román, no es nada que no se pueda resolver como administrador, se borra el duplicado y resuelto
Aclarando la cuestión hay que decir que el fichero ya existía antes de la inscripción, salvo que me diga que es una comunidad de vecinos de nueva constitución. Por tanto, en todo caso, la comunidad debería informar en el momento de la incorporación del vecino a ésta. Sin embargo reitero que en este caso el consentimiento está incorporado a la misma condición de propietarios, al igual que un trabajador no puede firmar un contrato de trabajo y al tiempo solicitar cancelación de sus datos.
Por otro lado inscribir los ficheros es una obligación LOPD ineludible cuya falta puede provocar una sanción económica por parte de la AEPD, así que para ello lógicamente tampoco es necesario solicitar consentimiento a los propietarios, ya que estos no pueden negar tal procedimiento.
Enero 25th, 2012 a las 12:08
Gracias por la respuesta y un saludo, haces un gran trabajo!!
Enero 25th, 2012 a las 15:10
Gracias Jose por el elogio, se intenta que el blog sea útil.
Enero 26th, 2012 a las 11:30
Buenos días, quería saber si al colocar una carta de convocatoria para junta ordinaria en el tablon de la comunidad enumerando los vecinos morosos (nombre, piso, letra y cantidad que debe), tendríamos problemas legales por la LOPD.
Muchas gracias
Enero 26th, 2012 a las 11:54
Buenos días Jose Antonio, gracias por visitarnos y comentar.
Si el tablón está en un área restringida (por ejemplo, un cuarto cerrado con llave) a la que sólo tengan acceso los propietarios, podría pasar. En cualquier otro caso es un práctica muy peligrosa y uno de los motivos más habituales de sanciones por parte de la Agencia Española de Protección de Datos.
Enero 26th, 2012 a las 12:14
Gracias por la respuesta, pero una duda, dentro del portal del edificio se consideraría público?? tiene, como todas la puerta de entrada con llave.
Muchas gracias por todo
Enero 26th, 2012 a las 12:17
Jose Antonio: el portal no es una área restringida, por ahí pasan visitantes y vecinos no propietarios, que no tienen porqué ver los datos de los morosos.
Enero 31st, 2012 a las 10:25
El banco devolvió la cuota de la comunidad por falta de saldo en ese momento y sin más el administrador me pone como moroso en la convocatoria de la Junta. Me entero de ello después. Es correcto o me debiera de haber avisado para que lo ingresara cuando se devolvió?
Enero 31st, 2012 a las 10:39
Hola María: desde el lado de la lógica parece evidente que el administrador debería haber avisado antes, ahora que desde el punto de vista legal lo que está regulado es la comunicación de la situación de moroso ante los ficheros destinados a tal fin, como el ASNEF por ejemplo, pero no sobre el caso que citas. Más que un tema legal diría que es una cuestión de gestión.
Febrero 6th, 2012 a las 9:42
hola,
somos una comunidad de 5 vecinos que hemos decidido prescindir del gestor y llevarnos nosotros mismos los números. vemos que el año pasado nos dio de alta en aepd, cobrando por dicho servicio, y que salen ellos como personas declarantes y a efectos notificación. ni tenemos tablon de anuncios ni divulgamos fuera de carta por correo personalizada a cada propietario o correo electronico entre nosotros los datos de la comunidad.
debemos en este caso seguir inscritos? debemos actualizar los datos anualmente? tenemos que pedirle algun codigo o nosotros mismos gestionarlo ante la agencia?
gracias,
Febrero 6th, 2012 a las 12:55
Buenos días Isabel, gracias por visitarnos y comentar.
El mero hecho de constituir una comunidad de vecinos ya indica la existencia y gestión de un ficheros con datos personales (los de los propios vecinos) que ha de cumplir la LOPD. Por tanto es lógico y correcto que tal fichero esté debidamente inscrito ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD). Sin embargo esta actuación no implica más mantenimiento que actualizar la inscripción en caso de cambio de algunos de los parámetros del formulario. Para ello resulta ser imprescindible el código de inscripción, que la AEPD envía por carta. Por todo ello deberían pedir al anterior administrador el número citado. En caso de no ser posible podrían solicitar de la AEPD el reenvío de la carta a su dirección actual.
Febrero 6th, 2012 a las 22:59
muchas gracias por la respuesta, agil, concreta y totalmente resuelta!